Como dominar a sua esmagadora caixa de email

Os emails sobrecarregam e stressam-nos, e as nossas soluções para caixas de emails fora de controlo normalmente não são eficazes. A maioria das pessoas ou fica obcecada com isso ou evita-o completamente, o que acaba com o propósito do email como ferramenta de comunicação. Precisamos de uma solução melhor.

Talvez nunca olhe para a sua caixa de emails, ou espreita-a de vez em quando e não se incomoda sequer a responder à maioria das questões. Ou não a abre e apenas vê o número de mensagens a aumentar no seu smartphone.

A maioria das pessoas usa a caixa de emails incorretamente, o que aumenta a frustração num dia de trabalho já sobrecarregado.

Aqui está um pequeno manual do usuário, um conjunto concreto de ferramentas e regras, combinado com alguns princípios básicos de produtividade, que podem melhorar o desafio complexo da gestão dos seus emails.

Aprimorando as capacidades que permitem que controle o seu email, também estará a aprimorar a sua produtividade e tomada de decisões geral de um modo que trará vários benefícios ao seu trabalho e vida pessoal.

 

Dominar o email significa dominar tomadas de decisão

A primeira coisa que costumo dizer às pessoas que querem melhorar a gestão de email é: “Você não tem um problema de e-mail; tem um problema de tomada de decisão.”

Ora bem, esta resposta não pretende ser uma crítica, mas serve para ilustrar o facto de que, na maioria das vezes, não reconhecemos o email como ele é – uma ferramenta fundamental de comunicação que nos permite praticar a delegação. Podemos usá-lo para melhorar o nosso trabalho e o que fazemos no dia a dia (fora do email).

A mensagem positiva que tenho para si é a seguinte: quando conseguir gerir o seu email, poderá gerir tudo.

Gerir uma caixa de entrada de email caótica não é fácil. Há muitas pessoas de sucesso que nunca o fazem, ou simplesmente não as têm. Muitos empresários fazem todos os seus negócios pessoalmente ou ao telefone, com a  filosofia de “prestar atenção aos poucos mas vitais e ignorar os muitos triviais”.

 

A produtividade é difícil de dominar na era digital de hoje.

Os seres humanos não evoluíram biologicamente com rapidez suficiente para acompanhar todos os avanços tecnológicos na comunicação. Não é realista pensar que devemos ser capazes de gerir o constante fluxo de informações e estímulos que chegam até nós num determinado dia. Os nossos cérebros não conseguem processar todas as coisas que entram.

A maioria das ferramentas de comunicação que temos à nossa disposição – telefones telemóveis, sms, plataformas dos media – tornaram-se prisões e obrigações, em vez das ferramentas que deveriam ser.

O email é considerado por muitos como um empecilho, mas é realmente a derradeira mudança de paradigma na comunicação, especialmente quando se trata de trabalho e negócios. Quando usado corretamente, é uma das maiores ferramentas de produtividade já inventadas. Não há outro recurso de comunicação disponível totalmente gratuito, que permite que esteja em contacto instantâneo com pessoas do mundo todo, compartilhe imagens e documentos e arquive tudo. E, no entanto, observe o quanto é uma distração e um obstáculo para tantas pessoas!

A tecnologia tende a amplificar tendências individuais e instituições. Se você tem bons hábitos, a tecnologia pode torná-los melhores. Se tiver maus hábitos, intensificará esses hábitos. Por outras palavras, o modo como fazemos alguma coisa é o modo como fazemos tudo.

Então, vamos ver como gere ou não gere seu e-mail. Descobrirá que o processo permite que melhore a delegar coisas e aperfeiçoa sua capacidade de separar e priorizar.

 

Para gerir o seu email, primeiro abrace as suas 3 únicas opções

Apagar: Descarte os emails que já foram tratados e não são mais relevantes. E por apagar, quero dizer mandar para arquivo, não enviar para o lixo. Itens arquivados ainda são pesquisáveis, mas não são vistos.

Fazer: Estes são itens que precisam e podem ser processados imediatamente (idealmente cinco minutos ou menos). Aqui estão alguns exemplos de emails que se enquadram nisso:

  • Perguntas rápidas
  • Emails empresariais urgentes
  • Emails sobre a agenda
  • Emails de família

“Fazer” também inclui emails que podem ser delegados a outros.

Adiar: Por último, mas não menos importante, os emails de “adiamento” são aqueles que exigem ação, mas agora não é o momento certo. Projetos mais extensos e respostas longas geralmente enquadram-se nessa categoria.

 

O multitasking é um mito: só pode fazer uma coisa de cada vez

Esta é a primeira parte da desconstrução da nossa relação com o email.

Somos cientificamente projetados para nos concentrar numa coisa de cada vez. Portanto, o multitasking não é uma atividade com que o cérebro humano seja capaz de lidar. O termo neurológico para multitasking é “troca de contexto”. Quando tentamos fazer várias tarefas, alternamos entre elas tão rapidamente, que o que estamos a fazer é esgotar os nossos cérebros fisicamente.

As pessoas tentam “manipular o sistema” combinando atividades de baixo foco com atividades de alto foco para treinar o cérebro, e para melhorar a troca de contexto, como espreitar os seus emails enquanto estuda uma planificação. Curiosamente, as mulheres são marginalmente (2% a 3%) melhores na alternância de contexto do que os homens, mas, de modo geral, alternar entre as tarefas é mentalmente desgastante.

Assim que perceber que a verdadeira multitarefa é um mito, você pode trabalhar focando-se numa coisa de cada vez, o que aumentará sua produtividade. Na próxima secção, discutirei um princípio de produtividade testado e comprovado, que pode ajudá-lo a gerir os seus e-mails e também a sua vida.

 

Aplicando a regra 80/20 para gerir a sua caixa de entrada de emails

Como mencionei anteriormente, também é crucial analisar o seu problema de gestão de email como apenas um sintoma de um problema maior de produtividade.

Portanto, agora que tem uma base essencial para organizar os seus emails, utilize a regra 80/20. Provavelmente já ouviu falar muito sobre ela. Sabemos que é praticamente um evangelho no mundo das startups e da produtividade. Mas há uma boa razão para isso.

Então, quais são as coisas que exigem menos esforço, mas têm maior retorno sobre o investimento? Nos negócios, essa regra significa que 20% dos seus clientes são responsáveis por 80% de sua receita. Os outros 80% dos seus clientes estão basicamente a devorar o seu tempo e energia, sem retorno. Pareto (e Tim Ferriss) argumentariam que você deveria deixar de prestar atenção a esses 80% e concentrar-se apenas nos 20% que lhe estão a dar mais dinheiro.

Se aplicar esse princípio à sua caixa de entrada de emails, poderá facilmente eliminar cerca de 60% a 75% do volume, pois esses emails provavelmente não estão a contribuir para os seus objectivos mais importantes. Como implementa isso?

Um exemplo é definir um filtro para arquivar todos os emails que contenham a palavra “cancelar inscrição” numa pasta “opcional”. Dessa forma, todos esses emails, que incluam boletins informativos ou mensagens automáticas, serão imediatamente ignorados na caixa de entrada, reduzindo, assim, a sensação de sobrecarga. Pode criar outros filtros que irão desviar todos os emails que sabe que serem apenas opcionais. Assim vai-se concentrar apenas nas mensagens mais importantes.

A sua caixa de entrada é um local de trabalho, produtividade e realização de tarefas. Usando o Princípio de Pareto, a pasta opcional contém emails que não exigem a sua atenção imediata, permitindo que se concentre nos emails mais importantes – aqueles que geram resultados.

Então, quando olhar para a sua caixa de entrada, pode determinar rapidamente primeiro: o que pode simplesmente descartar; o que pode delegar para um dos membros da sua equipa; e quais os itens que adiar para outro momento, quando puder dar mais atenção à situação. Nenhuma outra escolha, nenhuma outra opção. Apagar, fazer, adiar.

  1. Todas as vezes que entrar no seu email, proceda de acordo com os 3 mandamentos.
  2. Consolide as suas pastas atuais. Não precisa de mais do que uma caixa de entrada e uma pasta opcional.
  3. Crie uma pasta opcional filtrando qualquer coisa com a palavra “cancelar assinatura”. Isso separa o essencial do opcional. Desta forma, está a começar com uma versão mais simplificada da sua caixa de entrada (Obrigado Pareto!).
  4. Arquive qualquer coisa com mais de 14 dias. Provavelmente não precisa mais disso.
  5. Escolha os emails que precisam/podem ser respondidos ​​imediatamente (idealmente 5 minutos ou menos).
  6. Pode então processar a pasta opcional quando tiver tempo.

 

É hora de gerir o seu email… e a sua vida

Veja este exercício como uma oportunidade para mudar sua perspectiva. Se visualizar o email como algo horrível, não se vai querer envolver com ele. Se mudar inteiramente a sua perspectiva sobre isso, de repente o email torna-se algo útil.
A maioria das pessoas vê emails, telefone, mensagens de texto e mensagens instantâneas como se fossem fontes de stress. Mas pode mudar a sua mentalidade para abraçar o facto de que essas são óptimas ferramentas de trabalho para se comunicar com o mundo.