Saiba gerir o seu tempo

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Tem tempo suficiente para terminar tudo o que tem para fazer no emprego esta semana? Quantas horas por dia passa a trabalhar? Conte todo o tempo que passa a trabalhar, incluindo aqueles poucos minutos que poderá passar a ler e-mails da empresa no telemóvel quando se vai deitar.

Raramente conheço uma pessoa que afirme ter horas suficientes no seu dia de trabalho para conseguir ter tempo suficiente para todas as tarefas e concluí-las todas corretamente. Aparentemente, todos temos e-mails não lidos, relatórios não concluídos e conversas importantes que foram adiadas, e a maior parte de nós tem demasiadas coisas com que lidar e tem dificuldades em fazer multitarefas corretamente.

Estamos limitados a 24 horas por dia e temos de usar o nosso tempo da melhor maneira possível para nos permitir sobressair no nosso emprego.
Ficar nos nossos postos de trabalho ou escritórios até tarde, todas as noites, não é sustentável e não proporciona um equilíbrio aceitável entre a vida pessoal e a profissional. Se for este o preço que tiver de pagar para concluir todas as suas tarefas realmente bem, diria que tem de mudar a forma como trabalha ou pensar em mudar de trabalho.

Podemos dizer que muito poucas pessoas conseguem fazer tudo o que lhes é pedido nos períodos de tempo que os outros possam esperar, e o segredo para o sucesso é escolher com sensatez quais as tarefas que aceitamos e planear como vamos concluir o trabalho. Tem de decidir se vai despender tempo a fazer só uma tarefa ou se vai fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Tem de decidir também quando aceitar tarefas, quando delegar o trabalho e quando poderá recuar e rejeitar pedidos de ajuda, medindo os prós e os contras de possivelmente aborrecer a pessoa que lhe pediu para fazer alguma coisa.

DECIDA O QUE É URGENTE E O QUE É IMPORTANTE

Não importa onde as põe — crie-as no seu smartphone ou escreva-as à mão num bloco de notas — ou como as mantém, o importante é que as faça. Decida qual a importância e urgência de cada item na lista e tente definir quando planeia concluir cada tarefa.
Gosto sempre de começar por concluir as tarefas fáceis e rápidas, o chamado «elo mais fraco», para fazer com que o resto da lista pareça mais curta e viável.
Uma área importante e que exige uma boa gestão de tempo é a de lidar com os seus e-mails, especialmente se receber centenas por dia e mesmo nos casos em que o seu nome esteja só nos campos «cc» ou «bcc». Tente adquirir o hábito positivo de perceber quais dos seus e-mails deverá ler ao pormenor, quais pode ler por alto e quais pode ignorar. Muitas pessoas gostam de criar subpastas para os seus e-mails, incluindo pastas para e mails a que ainda têm de responder e aqueles com que têm de lidar, de alguma forma.

DELEGUE O TRABALHO QUANDO PUDER

Assim que tiver criado uma lista de tarefas a fazer e tiver determinado os níveis de importância e urgência de todas as suas solicitações por e-mail e tarefas pendentes, deverá então decidir se irá concluir a tarefa sozinho ou delegar uma parte do trabalho ou a sua totalidade. A delegação de tarefas é uma aptidão que se aprende e não é fácil de fazer, visto que está a pedir e a impor-se sobre pessoas sobre as quais não tem muitas vezes autoridade formal; como tal, não pode simplesmente ordenar-lhes que façam algo por si.

Decida se será necessário delegar uma tarefa na totalidade a outra pessoa ou se seria mais eficiente pedir a alguém para fazer uma parte por si, talvez recolhendo alguns dados, verificando uma folha de cálculo do Excel ou encontrando-lhe um relatório.
Poderá haver alturas em que terá de pedir ao seu chefe para fazer algo por si, para aliviar a sua carga de trabalho. Este poderá não ser um pedido fácil, especialmente quando pode ter sido o seu chefe a atribuir-lhe essa tarefa em particular, para começar. A chamada delegação «para cima» requer diplomacia e tato e, acima de tudo, requer um chefe compreensivo e interessado.

É o tipo de pessoa que acha difícil abdicar do controlo e confiar nos outros? Prefere ser o próprio a fazer uma tarefa, mesmo que seja mais sensato pedir a outra pessoa que a faça por si? Há pessoas que não estão habituadas a partilhar o fardo do seu trabalho e que irão sempre encontrar desculpas para o justificar, sendo que as mais comuns são que é mais fácil e rápido serem elas próprias a concluir a tarefa, e que também poderão certificar-se da qualidade do trabalho.

SAIA DO LOCAL DE TRABALHO À HORA CERTA

Algumas das pessoas mais ocupadas e produtivas que conheço tentam sempre sair do trabalho a horas e não passar mais do que o tempo necessário no escritório. Isto deve-se em parte aos compromissos que têm depois do trabalho, mas também reflete o seu desejo de usar o dia de trabalho da forma mais produtiva possível e trabalhar do modo mais inteligente possível para assegurar que terminam tudo o que têm de fazer durante o horário normal de trabalho.

Poderá argumentar que há alturas em que tem mesmo de ficar no emprego até mais tarde para concluir algum trabalho urgente. Poderá ser esse o caso, mas faça com que esses dias sejam a exceção e não a regra. Idealmente, saia do emprego a horas pelo menos três vezes em cada cinco dias da semana.

Espero sinceramente que não tenha um chefe ou colega sénior que o veja a sair do escritório a horas e faça comentários do género: «Já vai embora?» ou «Não tem trabalho para fazer?» Se tiver, encorajo-o a ser forte: seja educado, mas saia do escritório à hora que planeou. Nunca se sinta obrigado a ficar no emprego a não ser que considere genuinamente que tem de ficar; agradar ao seu chefe nunca deveria ser a única razão para ficar até mais tarde no trabalho.

Resumindo

A falta de tempo é muitas vezes o maior obstáculo que todos enfrentamos, independentemente de onde e como trabalhamos. O mundo dos negócios atual tornou-se um mundo de prazos constantes, atrasos e em que temos de fazer as coisas apressadamente. Não é fácil gerir bem o nosso tempo, principalmente quando os outros — incluindo os nossos chefes — poderão influenciar bastante a forma como o usamos. 

Quantas vezes já lhe pediram algo do género «Pode ajudar-me a fazer isto agora? É urgente e só vai demorar uns minutos no máximo» e uma ou duas horas depois ainda está a debater-se com esta tarefa de «20 minutos», tendo largado as suas tarefas urgentes que ainda têm de ser feitas hoje, antes de ir para casa.

Tenha a coragem de impor limites na forma como passa o seu dia: tente assumir o controlo da sua própria lista de tarefas, mostrando claramente a ordem pela qual planeia concluir as tarefas, dependendo das suas definições de urgência e importância. Se alguém questionar porque não concluiu algo para essa pessoa, mostre-lhe a sua lista. O risco é que comece a pôr o trabalho dos outros no topo da lista sempre que alguém reclama — como quem empilha areia em cima de um castelo de areia.

Nigel Cumberland
Em 50 Segredos do Sucesso no Trabalho

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